Invoice Desk

Der HERX Invoice Desk ist eine Weblösung zur digitalen Erfassung, Prüfung, Freigabe und Verwaltung eingehender Rechnungen und Belege. Er unterstützt kleine Teams dabei, ihren Rechnungsprozess zentral, nachvollziehbar und effizient zu organisieren.

Der Invoice Desk eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Teams, die Rechnungen nicht mehr manuell in E-Mails, Ordnern oder Tabellen verwalten möchten, sondern eine zentrale Lösung für Prüfung, Freigabe und Zahlungsstatus benötigen.

Der Invoice Desk unterstützt den gesamten Rechnungsworkflow: PDF-Upload, Gmail-Import, Texterkennung, automatische Datenauslesung, manuelle Prüfung, Korrektur, Freigabe, Statusübersicht und Zahlungsmarkierung.

Rechnungen werden per PDF-Upload oder automatisch über Gmail mit PDF-Anhang importiert. Der Invoice Desk liest relevante Rechnungsdaten aus, prüft zentrale Felder und markiert unklare Fälle zur manuellen Kontrolle.

Der Invoice Desk dokumentiert, wer eine Rechnung freigegeben hat und wann die Freigabe erfolgt ist. Dadurch werden Freigabeprozesse transparenter und später leichter nachvollziehbar.

Der Invoice Desk macht wichtige Rechnungsstatus sichtbar, darunter offene, fällige, überfällige, freigegebene, bezahlte und zu prüfende Rechnungen.

Kleine Teams profitieren von einer zentralen Rechnungsübersicht, weniger manueller Ablagearbeit, schnellerer Prüfung, klareren Freigaben und besserer Nachvollziehbarkeit im gesamten Rechnungsprozess.

Eine Dateiablage speichert Rechnungen nur. Der Invoice Desk liest Rechnungsdaten automatisch aus, prüft wichtige Felder, zeigt Statusinformationen und unterstützt den gesamten Prüf- und Freigabeprozess.

Rechnungen können direkt über die Weboberfläche als PDF hochgeladen oder automatisch aus Gmail importiert werden, wenn Rechnungen als PDF-Anhang eingehen.

Die Einführung erfolgt mit einem vorkonfigurierten System, Benutzerzugängen, abgestimmten Upload- und Importwegen sowie passenden Prüf- und Freigabeprozessen für das jeweilige Team.